تسويات المخزون توثّق تغييرات الكمية المتعمدة—تلف أو نقص أو فروق جرد أو تصحيحات افتتاحية—دون إعادة كتابة فواتير المبيعات أو المشتريات التاريخية. استخدمها عندما يكون الرصيد في النظام مختلفاً عما يظهر فعلياً على الرف أو في العدّ.
لا تخلط بين التسوية والحركة الاعتيادية: البيع يمر عبر الفاتورة، والشراء عبر فاتورة المورد، والاستلام أو التحويل عبر المسارات التي يدعمها التطبيق. التسوية مخصّصة للفرق الذي لا يُفسَّر بمستند تشغيلي جديد.
بعد ترحيل التسوية، راجع تقارير تقييم الأصناف والكميات الفعلية للتأكد من أن المتوسطات والأرصدة تعكس ما قصدت. ما يلي يوضح واجهة ضبط الكمية ثم منطقة إدارة السبب كما في التطبيق.
متى تنشئ تسوية مخزون؟
- فرق بين جرد فعلي والرصيد بعد إكمال العدّ أو مراجعة المستودع.
- شطب تالف أو منتهي الصلاحية أو هالك لا يباع.
- عثور على كمية غير مسجّلة سابقاً أو تصحيح رصيد افتتاحي بعد ترحيل البيانات الأولية.
- تصحيح إدخال قديم عندما لا يمكن إصلاحه بمستند شراء أو تحويل مناسب.
قبل البدء
- تأكد أن الصنف منتج مع تفعيل تتبع المخزون؛ الأصناف الخدمية عادة لا تحتاج تسوية كميات.
- حدد الفرع أو الموقع الصحيحين إن كان المخزون مميزاً حسب الموقع حتى لا تغيّر رصيد مستودع آخر بالخطأ.
- نسّق مع الفريق المالي أو المستودع على الكمية النهائية المتفق عليها لتجنب تعديلين متعارضين لنفس الصنف في نفس اليوم.
واجهة تسوية الكمية
في منطقة التسوية تختار الصنف ذي المخزون المفعّل، وغالباً الفرع أو موقع التخزين إن كان مفعّلاً لديك. أدخل الكمية الجديدة أو الفرق حسب ما تعرضه الشاشة حتى يعكس النظام الرصيد بعد العد أو الجرد.
راجع تاريخ التسوية والوحدة المعروضة قبل الحفظ؛ أي خطأ في الوحدة أو الصنف يحرك مخزون السجل الخاطئ. إن ظهر التحذير أو ملخص الكمية السابق، استخدمه للتحقق من أن التغيير منطقي قبل الترحيل.
إذا كانت التسوية تخفض الكمية، تأكد أن المبلغ أو التقييم يعكس سياسة التكلفة لديك (مثل التكلفة المتوسطة) حتى تفهم أثرها على تقارير هامش الربح لاحقاً. التسويات التي تزيد الرصيد عادة تعالج كميات وُجدت لكن لم تُسجّل عبر أمر شراء بعد.
إدارة السبب وتبرير تعديل المخزون
تعرض منطقة إدارة السبب أسباباً جاهزة (مثل تلف، جرد دوري، تصحيح افتتاحي) أو حقولاً حرة حسب إعداد مؤسستك. اختر السبب الأقرب إلى الواقع ثم أضف ملاحظة قصيرة تشير إلى مستند الجرد أو الموقع أو من وافق على التسوية.
السبب الواضح يسهّل على المحاسبة والتدقيق فهم لماذا خرج المخزون عن مسار الفواتير والمشتريات، ويقلل الأسئلة لاحقاً عند مراجعة تقارير الحركة أو التقييم.
إتاحة قوالب أسباب متسقة (مثل «جرد 2025-Q1» أو «تلف مستودع الرياض») تسرّع الإدخال وتُحسّن تجميع التسويات في التقارير. تجنب ملاحظات غامضة مثل «تصحيح» دون مرجع؛ اربط دائماً برقم ورقة جرد أو تذكرة صيانة أو بريد موافقة.
اختر سبباً واضحاً لكل تسوية واربطه بورقة جرد أو موافقة داخلية. ذلك يجعل تقارير حركة المخزون قابلة للمراجعة دون الرجوع إلى الفواتير والمشتريات فقط.
بعد ترحيل التسوية
افتح تقرير الكمية المتوفرة أو تقييم المخزون للصنف والفترة ذاتها وتأكد أن الرصيد الجديد يطابق ورقة الجرد. إن اختفت الفروقات في التقارير، تكون التسوية قد انعكست كما تتوقع؛ إن بقيت فروق، راجع تعدد الفروع أو مستنداً لم يُرحّل بعد.
احتفظ بأثر ورقة الجرد أو الموافقة الداخلية خارج النظام إن لزم؛ الرابط بين السبب في التسوية والوثيقة الداعمة يسرّع أي مراجعة لاحقة من الجمارك أو المراجعين.
نصائح سريعة
- لا تستخدم التسوية بديلاً عن فاتورة شراء أو مرتجع—استخدم المستند المناسب أولاً.
- تحقق من الفرع والموقع قبل الحفظ عندما يكون المخزون مفصولاً حسب المستودع.
- بعد الترحيل، راجع تقرير الأصناف في الدليل التالي للتأكد من الأرصدة والتقييم.