الأصناف هي سجلات الكتالوج التي تعيد استخدامها في عروض الأسعار والفواتير وأذون الشراء والفواتير من الموردين: كل صنف يحفظ اسماً موحّداً وسعراً وسلوك ضريبة وخصائص اختيارية مثل المخزون أو التعريفات، فتبقى أوصاف البنود متسقة ويقل خطأ النسخ اليدوي.
يساعدك إنشاء الأصناف مسبقاً على تسريع إصدار المستندات وتوحيد التقارير؛ عندما تغيّر سعراً أو وصفاً في مكان واحد، تنعكس التحديثات على المستندات الجديدة وفق إعداداتك.
منتج أم خدمة
عند إنشاء صنف، صنّف نوعه كـ منتج إذا كان له مخزون أو شحن أو تتبع كميات، أو كـ خدمة إذا كان عملاً يُقدَّم بوقت أو مهمة دون مخزون فعلي (استشارة، اشتراك برمجي، ساعة عمل، صيانة ميدانية، وهكذا). الاختيار الصحيح يوجّه الحقول المتاحة لاحقاً—مثل المخزون أو الترقيم —ويحسّن دقة التقارير بين المبيعات الملموسة والخدمات.
تفاصيل الصنف
- الاسم والوصف: اسمح للفريق المالي والمبيعات بتمييز الصنف بسرعة؛ الوصف الطويل يظهر في المستندات عند الحاجة.
- المعرّف : رمز داخلي أو باركود يقلّل الالتباس بين أصناف متشابهة الاسم.
- السعر والضريبة: احفظ السعر المرجعي وملف الضريبة الافتراضي حتى تُملأ بنود الفاتورة بالقيم الصحيحة.
- بيانات إضافية: حسب نوع الصنف قد تظهر حقول مخزون، تكلفة، أو تكامل تقارير—املأ ما ينطبق على عملك.
حالة النشاط: فعّال أو غير فعّال
الصنف الفعّال يظهر في القوائم والبحث عند إضافة بنود جديدة، ويُقترح تلقائياً أثناء الكتابة. الصنف غير الفعّال يبقى مرئياً في المستندات والتقارير التاريخية لكنه يختفي من الاختيار اليومي—مفيد للأصناف المتوقفة أو الموسمية دون مسح السجل. يُفضّل التعطيل على الحذف عندما تريد الحفاظ على أثر الفواتير السابقة والمراجعة.
وحدة الصنف
وحدة القياس—مثل قطعة، كيلوغرام، ساعة، صندوق، أو ترخيص مستخدم—تُطبَّق على كميات البنود في المستندات والمخزون (عند التفعيل). اختر الوحدة التي تعكس كيف تبيع أو تشتري فعلياً؛ تباين الوحدة بين الصنف والمستند يخلق فروق كميات في الجرد والتقارير. راجع تفضيلات الأصناف على مستوى المؤسسة إذا كنت بحاجة إلى وحدات أو تحويلات موحّدة.
إنشاء صنف
من شاشة الأصناف، افتح نموذج إنشاء صنف جديد واملأ النوع، التفاصيل، الوحدة، والحالة كما في المثال أدناه.
تسعير الصنف وأسعار البيع
بعد تعريف الصنف، اضبط سعر البيع المرجعي (والتسعير حسب الوحدة): هذا هو المبلغ الافتراضي الذي تُقترَح به بنود عروض الأسعار والفواتير الجديدة، ما يربط الكتالوج بالمستندات دون إعادة إدخال يدوي لكل عميل.
يمكنك لاحقاً ربط أصنافك بـ قوائم أسعار مختلفة لفئات عملاء أو حملات؛ السعر في الصنف يبقى أساساً مريحاً بينما القائمة تطبّق خصماً أو سعراً مستهدفاً. لا يزال بإمكانك تعديل سطر مستند لمرة واحدة دون تغيير السعر المحفوظ في الصنف.
معلومات الصنف
تعرض لوحة معلومات الصنف لقطة موحّدة من السجل: النوع، الوحدة، حالة النشاط، الضريبة، السعر المرجعي، وأي حقول مرتبطة بالمخزون أو الأكواد. استخدمها للتحقق سريعاً قبل التعديل، أو عند دعم عميل، دون تنقل بين شاشات متعددة.
غالباً تتضمن روابط أو تبويبات لـالمعاملات ذات الصلة أو ملخص المخزون حسب تفعيل مؤسستك، ما يساعد على رؤية أثر الصنف في الفواتير والتسويات داخل مسار واحد.
بعد حفظ الصنف، استخدمه مباشرة في عروض الأسعار والفواتير وأوامر الشراء. راجع لوحة المعلومات عند الحاجة للتأكد من السعر والضريبة والوحدة قبل إصدار مستندات كبيرة.
للأصناف التي تتتبع المخزون، تابع التسويات والتقارير في الأدلة التالية؛ للأصناف الخدمية ركّز على النوع والوحدة (مثل الساعة) وتعطيل الأصناف المتوقفة بدل حذفها.
نصائح سريعة
- استخدم أكواداً واضحة للأصناف المتشابهة لتسهيل البحث والاستيراد.
- اضبط الضريبة الافتراضية على الصنف لتقليل أخطاء الفوترة الإلكترونية.
- حدّث السعر المرجعي في الصنف عند تغيير التسعير العام—المستندات الجديدة تلتقط التحديث تلقائياً.